Planilla de Excel para gimnasio (y cuándo dejarla)

Casi todos los gimnasios y estudios arrancan igual: una planilla con los nombres de los alumnos, qué abono pagó cada uno y hasta cuándo le dura. Y está bien. Con pocos alumnos, una buena planilla alcanza y no cuesta nada.

El problema es que la mayoría de las planillas se arman sobre la marcha y terminan siendo una lista de nombres con colores que solo entiende quien la hizo. Por eso armamos una lista para usar: la podés descargar gratis, sin registrarte, y empezar hoy.

Qué trae la planilla

Cinco hojas, pensadas para un gimnasio, un box o un estudio de pilates, yoga o baile que vende abonos por cantidad de clases:

• Abonos: los abonos que vendés, con cuántas clases traen, cuántos días duran y su precio. Vienen cuatro de ejemplo (clase suelta, 4 clases, 8 clases y libre) para que los cambies por los tuyos.
• Alumnos: una fila por persona, con su email, su teléfono, el abono que pagó, cuándo y cuánto. El vencimiento y las clases que le quedan se calculan solos.
• Asistencia: una fila cada vez que alguien viene a una clase. Cada «Sí» o «Tarde» descuenta una clase de su abono; «No vino» no descuenta.
• Resumen: cuántos alumnos tienen el abono vigente, a cuántos se les vence esta semana, cuántos ya vencieron y cuánto cobraste en el mes.
• Instrucciones: lo mismo que esta guía, en corto, por si la compartís con alguien de tu equipo.

La columna Estado de la hoja Alumnos se pinta sola: verde si el abono está vigente, amarillo si vence en los próximos 7 días o se quedó sin clases, rojo si ya venció. Es lo primero que vas a mirar cada semana.

Cómo usarla en diez minutos por semana

1. Una sola vez: cargá tus abonos en la hoja Abonos y tus alumnos en la hoja Alumnos. Borrá la fila de ejemplo.
2. Cada vez que alguien paga: en su fila, elegí el abono de la lista, escribí la fecha de pago y el monto. El vencimiento y las clases se actualizan solos.
3. En cada clase: anotá quién vino en la hoja Asistencia (fecha, clase, alumno y Sí, Tarde o No vino). Si lo hacés desde el celular, Google Sheets es más cómodo que Excel.
4. Cada lunes: en Alumnos, filtrá la columna Estado por «Vence pronto» y mandale un WhatsApp a cada uno antes de que se le termine el abono. Es la forma más simple de que renueven sin que tengas que perseguir a nadie.
5. A fin de mes: mirá el Resumen. Si «Vencidos» crece mes a mes, hay gente que se está yendo sin que te enteres.

Lo que una planilla no puede hacer

Una planilla ordena tu información, pero sigue siendo tuya sola. Tus alumnos no la ven, y eso tiene consecuencias que ninguna fórmula arregla:

• No controla los cupos. Si la clase de las 19 tiene doce lugares, la planilla no lo sabe: los turnos se siguen pidiendo por WhatsApp y alguien tiene que contar.
• No responde preguntas. «¿Cuántas clases me quedan?», «¿hay lugar mañana a las 8?», «¿hasta cuándo me dura el abono?» siguen llegando por mensaje, y la respuesta está en una planilla que solo vos podés abrir.
• No avisa. No le recuerda la clase a nadie, no le avisa al alumno que se le vence el abono y no llama a la lista de espera cuando alguien cancela.
• No cobra. El pago llega por transferencia o en efectivo, y después hay que pasarlo a mano. Cada paso a mano es un error posible.
• Se rompe cuando la usan varios. Dos personas editando la misma planilla, una fórmula pisada sin querer o una fila borrada, y los números dejan de cerrar.

Cinco señales de que ya te queda chica

1. Pasás más tiempo contestando WhatsApp que dando clases. Si los turnos, las cancelaciones y los «¿me anotás?» te llevan más de media hora por día, el problema no es la planilla: es que tus alumnos no pueden reservar solos.
2. Hay clases llenas y clases vacías y no sabés por qué. Sin cupos ni lista de espera, la gente se agolpa en los horarios de siempre y nadie se entera de que se liberó un lugar.
3. Tenés más de 30 o 40 alumnos. A partir de ahí, actualizar la asistencia y los vencimientos a mano deja de ser diez minutos por semana.
4. Más de una persona carga datos. Recepción, profes, vos: cada uno con su copia o editando la misma, y la planilla deja de ser confiable.
5. Te enterás de que alguien no renovó cuando ya se fue. Si el aviso de vencimiento depende de que te acuerdes de filtrar, algunas semanas no pasa.

Si te reconociste en dos o más, probablemente te conviene una app de reservas. No hace falta que sea cara ni complicada.

Cómo pasar de la planilla a una app sin cargar todo de nuevo

Lo que más frena el cambio es la idea de volver a cargar a todos los alumnos. Con esta planilla no hace falta: las primeras seis columnas de la hoja Alumnos (nombre, email, teléfono, abono, clases restantes y vencimiento) son exactamente las que lee Tukify al importar.

1. Creá tu negocio en Tukify y cargá los mismos abonos que tenés en la hoja Abonos, con el mismo nombre.
2. En la hoja Alumnos, seleccioná todo y copialo.
3. En Tukify, entrá a Miembros › Importar una lista y pegalo. Antes de confirmar ves cómo queda cada fila.

Cada alumno queda cargado con su abono, las clases que le quedan y su vencimiento, sin registrar un pago nuevo. Después les mandás el link por WhatsApp y empiezan a reservar solos desde el celular, con cupo por clase y lista de espera.

Tukify es gratis hasta 13 alumnos activos, sin tarjeta y sin vencimiento. Podés ver cómo funciona o crear tu negocio y probarlo con tus propios datos.